Job Description (JD) 
Band 3 
Group Profile - Business Administrator (BA) 
Job Description - BA: Chaplaincy 
 
 
 
Document Ref. 
OR JES 2903 JD B3 : BA : Chaplaincy v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Official  
Date of Issue 
15th November 2022 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
OR-JES-2903-JD-B3 : BA : Chaplaincy v2.0 

---

 
Job Description  
Job Title 
BA: Chaplaincy  
Group Profile 
Business Administrator  
Organisation 
Delivery  
Level 
Band 
3 
 
Overview of the 
This is a Business Administrator job in an establishment. 
job  
Summary  
Job holders within this Group Profile provide administrative 
support to managers and frontline staff by undertaking 
transactional work within the chaplaincy department.   
 
The job holder is expected to be competent in their area of work, 
any specific qualifications or training required will be detailed in 
the relevant job description. This is a rotational, non-operational 
role which will involve contact with prisoners. This role has no 
line management responsibilities.  
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following 
Activities and 
responsibilities, activities and duties: 
Duties  
 
•  Answer the phone and department email, responding to all 
queries from staff at all levels, and sensitively communicating 
with the family of prisoners - adhering to the processes and 
procedures of the prison. 
•  Coordinate responses to prisoner applications and 
accompanying administrative tasks. Process complaints and 
correspondence by forwarding to the correct departments.  
•  Facilitate room bookings. 
•  Coordinate with other teams to ensure sensitive forms are 
completed correctly and in a timely manner. 
•  Assisting the chaplaincy leads with the Planning, publicising 
and delivering community-building events.  
•  Administration of religious registration applications. 
•  Update spreadsheets and ensure paperwork for Inductions, 
discharges and ACCTs are available for the chaplains. 
•  Print out appointment lists for groups. 
•  Create appointments and register attendance on NOMIS for 
all group activities and orderlies. 
•  Log fabric faults on Planet FM. 
•  Ensure the orderlies have completed cleaning schedules. 
•  Monitor and replenish religious paraphernalia such as 
incense and follow appropriate order process.  
•  For Digitalised Prisons there will be administrative work 
regarding uploading in house and national material to the 
Content Hub.  
•  Dealing with Subject Access requests.  
•  This is a prison facing role with work of a sensitive nature. 
 
OR-JES-2903-JD-B3 : BA : Chaplaincy v2.0 

---

The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and is not intended to be exhaustive. The job holder is 
expected to accept reasonable alterations and additional tasks of 
a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
Behaviours 
•  Changing and Improving 
•  Communicating and Influencing  
•  Working Together 
•  Managing a Quality Service 
•  Delivering at Pace 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
Ability 
 
Experience 
 
Technical 
Job holders must complete specific training in their specialism 
once they take up post.  
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour working week. 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
 
 
OR-JES-2903-JD-B3 : BA : Chaplaincy v2.0 

---

 
Success Profile 
 
Strengths 
 
It is advised 
Behaviours 
Ability 
Experience 
Technical 
strengths are 
 
chosen locally, 
recommended 4-8 
Changing and Improving 
  
 
 
 
Communicating and 
  
 
 
 
Influencing 
Working Together 
  
 
 
 
Managing a Quality Service 
  
 
 
 
Delivering at Pace 
  
 
 
 
OR-JES-2903-JD-B3 : BA : Chaplaincy v2.0 

---