Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EI Mawrhydi


Lefel Is-glwstwr


Teitl Swydd: Clerc Llys y Goron


Ystod cyflog neu gyfwerth: Band EO


Cefndir


Cafodd Y Gwasanaeth Tribiwnlysoedd a Gwasanaeth Llysoedd EI Mawrhydi eu cyfuno i greu un asiantaeth, Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EI Mawrhydi ar 1 Ebrill 2011. Mae cyfuno’r ddau sefydliad wedi dileu dyblygu gwaith yn y swyddogaethau rheoli ac wedi cynyddu effeithiolrwydd y swyddogaethau gweinyddol, sydd wedi galluogi GLlTEM i leihau faint mae’n ei wario ar bethau heblaw’r rheng flaen yn sylweddol.


O ganlyniad i hyn, mae yna ddisgwyliadau mawr ar yr holl staff waeth beth yw eu swydd ac fe ddisgwylir i bawb berfformio’n dda. Mae’r sefydliad yn mabwysiadu ffyrdd newydd neu well o weithio yn gyson er mwyn sicrhau ei fod yn canolbwyntio ar yr hyn sy’n hanfodol yn unig.


Bydd angen i staff Band EO arddangos ymrwymiad i bedwar prif egwyddor: Newid parhaus, egwyddorion gwelliant parhaus, rheoli ansicrwydd a gwella perfformiad. Rhaid i’r unigolion a benodir i rolau newydd o fewn GLlTEM ymrwymo o ddifrif i'r egwyddorion hyn a chyflwyno tystiolaeth o hyn yn eu cais.


Trosolwg


Fel sefydliad newydd mae GLlTEM ar ddechrau cyfnod o newid sylweddol. Mae’n rhaid cael arweinyddiaeth gref er mwyn i hyn fod yn llwyddiannus. Bydd disgwyl i’r rhai hynny sydd â chyfrifoldeb am reoli staff ddarparu arweiniad a ffocws clir a chefnogi'r newidiadau fydd yn cyflawni gwell effeithiolrwydd. Mae Cyfarwyddwyr Cyflawni GLlTEM yn disgwyl i reolwyr y sefydliad weithredu'n onest ac yn agored; disgwylir iddynt arddangos ymrwymiad i newid drwy gynnwys a grymuso eraill a chyflawni canlyniadau.


Prif bwrpas y rôl yw



Prif gyfrifoldebau


Gweinyddu

  • Sicrhau bod cofnod cynhwysfawr yn cael ei gadw o orchmynion cynrychiolaeth a bod adroddiad gan y barnwr ar gael ym mhob gwrandawiad dedfrydu.

  • Paratoi crynodebau o achosion ar gyfer y Barnwr Preswyl.

  • Sicrhau bod ceisiadau am orchmynion cynrychiolaeth yn cael eu gwirio a'u cymeradwyo yn dilyn awdurdodiad Barnwr.

  • Penderfynu ar bob hawliad am gostau gan gynnwys ailbenderfyniadau, Awdurdod Blaenorol a Chostau Gwastraff a darparu rhesymau ysgrifenedig yn unol â'r rheoliadau priodol ac o fewn targedau.

  • Pennu treuliau tystion yn gywir o fewn amseroedd targed a darparu rhesymau ysgrifenedig ar gais pan fo angen yn unol â’r canllawiau

  • Prosesu gohebiaeth gyffredinol o fewn y targed ac yn benodol, terfynau amser gweithdrefnol ar gyfer unrhyw ddiwygiadau.

  • Sicrhau cydymffurfiaeth â pholisïau rheoli risg ariannol a gweithredol wrth bennu a phrosesu costau yn unol â chanllawiau'r adran.

  • Ymgymryd ag unrhyw dasgau a neilltuir fel rhan o'r rôl h.y. rôl Cynorthwyydd Personol i’r Farnwriaeth yn ôl yr angen; trefnu i Ynadon dyngu llw a sicrhau eu bod yn cael eu cefnogi.

Gweithrediadau

  • Sicrhau bod y gwaith a restrir yn yr ystafell llys a neilltuwyd yn cael ei wneud yn effeithlon bob dydd, gan roi cefnogaeth briodol i'r farnwriaeth a sicrhau bod y Swyddfa Restru ac asiantaethau eraill yn ymwybodol o'r datblygiadau pan fo angen

  • Cyfarfod â’r Barnwr cyn eistedd a bod ar gael yn y Llys fel sy'n ofynnol.

  • Cynnal cofnod llawn o wrandawiadau gan ddefnyddio technoleg DARTS a sicrhau dyraniad sain gywir i achosion.

  • Eistedd yn y llys bob dydd a sicrhau bod achosion yn cael eu galw ar amser, a bod pob parti yn y llys ar adeg briodol. Defnyddio’r eirfa gywir wrth hebrwng unigolion i’r llys, ffurfio rheithgor a chymryd dyfarniadau

  • Cynnal ffeil y llys gan gynnwys cofnodi materion perthnasol a phenderfyniadau barnwrol yn fanwl gywir, cwblhau log xhibit a Gorchmynion Crest a phob ffurflen, gorchmynion a chanlyniadau a gaiff eu hallforio i'r Porth o fewn y targed

  • Sicrhau bod pawb yn cydymffurfio 100% â rhaglen sicrwydd GLlTEM gyda phob Canlyniad a sicrhau bod risgiau priodol yn cael eu nodi a'u rheoli.

  • Sicrhau bod codau ymddygiad priodol yn cael eu defnyddio yn y llys ac ardaloedd eraill ar safle'r llys tra'n eistedd ac yn ystod gohiriadau a mynd ati i ymyrryd ac annog bod pobl yn cydymffurfio.

  • Sicrhau y cydymffurfir â rhwymedigaethau dan y Cod Dioddefwyr a'r safonau dan y Siarter Tystion

  • Sicrhau bod holl ddefnyddwyr y llys yn cael eu trin yn deg a chyda pharch, a deall sut mae eu perfformiad eu hunain yn effeithio ar berfformiad y llys a hyder y defnyddwyr.

  • Sicrhau bod ffeiliau priodol yn cael eu trosglwyddo i dimau gweinyddol o fewn amseroedd targed cytunedig.

  • Cymryd rhan a chynnal gweithgareddau ymgysylltu â staff er mwyn datblygu perthnasau gwaith da gyda staff ac er mwyn gwella darpariaeth gwasanaeth a morâl/cymhelliant staff.

  • Cydymffurfio â gwerthoedd, polisïau a gweithdrefnau GLlTEM (gan gynnwys amrywiaeth, presenoldeb a disgyblaeth).

  • Cynnal perthynas waith effeithiol â'r farnwriaeth, asiantaethau cefnogi, grwpiau gwirfoddol a grwpiau defnyddwyr. Gweithio gydag asiantaethau i wella lefel y gwasanaeth a gynigir i ddefnyddwyr.

  • Cymhwyso egwyddorion gwelliant parhaus, arfau a thechnegau i arferion gwaith er mwyn gwella effeithiolrwydd gweithrediadau.

  • Cyflawni unrhyw Ddyletswyddau Rheoli Digwyddiadau fel sy’n ofynnol ‘fel rhan o’ch swydd yn y llys’

Arwain Tîm

  • Arwain tîm o staff gan sicrhau bod ei aelodau yn drefnedig, ac yn meddu ar yr holl sgiliau i gyflawni eu hamcanion gwaith. Rheoli perfformiad timau ac unigolion yn effeithiol, gan fynd i'r afael ag unrhyw faterion fel y maent yn codi, yn unol â pholisïau’r adran Adnoddau Dynol.

Prosesu a rheoli gwaith achos

  • Gweithio gyda’r staff i sicrhau bod achosion yn cael eu rheoli’n briodol, a darparu gwybodaeth/cyngor lle mae gwyriadau wedi digwydd yn y broses.

Cyfrifo a dadansoddi

  • Adnabod a dod o hyd i atebion i broblemau lleol a chyfeirio problemau cymhleth at eich Rheolwr Llinell

Cyfathrebu gyda’r cyhoedd, rheithgorau, y farnwriaeth, defnyddwyr llys a thribiwnlys eraill a chynrychiolwyr asiantaethau a sefydliadau eraill

  • Sicrhau cyswllt effeithiol ac amserol â'r Farnwriaeth, y Cwnsel, y Swyddog Rhestru, y Swyddog Rheithgor, Tywyswyr a Defnyddwyr y llys er mwyn cynnal lefelau uchel o berfformiad yn y llysoedd.

  • Sicrhau bod Safonau Cwsmeriaid yn cael eu cynnal a'u gwella; bod cwynion yn cael eu trin o fewn y targed ac yn unol â Pholisi Trin Cwynion GLlTEM a bod unrhyw adborth ar wersi a ddysgwyd yn cael ei rannu gyda staff

Cynrychiolaeth

  • Cynrychioli’r swyddogaeth yr ydych wedi cael eich aseinio iddo ar lefel weithredol.

Arbenigedd

  • Gwybodaeth ymarferol o swyddogaethau’r Clwstwr er mwyn cefnogi datblygiad ac adolygiad polisïau a gweithdrefnau.

  • Ymgymryd â swyddogaethau penodol yn unol â chyfarwyddyd y rheolwr llinell yn unol â'r SOP ar gyfer darparu'r gwasanaeth hwnnw.

Atebolrwydd

  • Riportio i'r Rheolwr Cyflawni


Dyletswyddau eraill


Mae gofyn i ddeiliad y swydd weithio mewn ffordd hyblyg ac ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau rhesymol eraill, ar gais rheolwr llinell, sy’n gymesur â gradd a lefel cyfrifoldeb y swydd hon.



Cyflawni Gweithredol yn GLlTEM


Mae’r rôl hon yn rhan o’r Proffesiwn Cyflawni Gweithredol. Yr unigolion hyn yw wyneb allanol y llywodraeth gan eu bod yn darparu gwasanaethau hanfodol i’r cyhoedd mewn amryw o rolau gwahanol. Maent yn gweithio mewn amryw o wahanol adrannau ac asiantaethau ar draws y DU, yn darparu gwasanaethau i gwsmeriaid mewn



Mae bod yn rhan o’r proffesiwn cyflawni gweithredol yn golygu eich bod yn perthyn i gymuned traws-lywodraethol o bobl. Bydd yn gyfle i chi gael mynediad at wybodaeth am safonau proffesiynol, datblygu sgiliau a chymwysterau fydd yn eich helpu chi i barhau i wella eich datblygiad a'ch perfformiad ac estyn eich opsiynau gyrfa.