Job Description (JD) 
Band 2 
Group Profile - Support Services Facilities (SSF)                                        
Job Description - SSF : Shop 
 
 
 
Document Ref. 
OR-JES-251-JD-B2 : SSF : Shop v6.0 
Document Type 
Management 
Version 
6.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
11/09/2019 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
OR-JES-251-JD-B2 : SSF : Shop v6.0 

---

   
Job Description  
Job Title 
SSF :  Shop 
Group Profile 
Support Services Facilities 
Organisation Level 
Support 
Band 
2 
 
Overview of the job  
This is a non-operational role supporting the appropriate function.    
Summary  
The job holder will be responsible for the day to day supervision of the establishment’s 
shop. 
This is a non-operational job in an establishment. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
?  Run the establishment shop adhering to agreed opening times. 
?  Deduct prisoner spends from their accounts for purchases from the shop. 
?  Review supplies availability list to inform customers of new products and 
listing future supplies. 
?  Maintain sufficient levels of stock ensuring that a range of stock that meets 
the ethnic needs of the population is available. 
?  Receive and check delivery from all suppliers is correct and notify supplier 
of any discrepancies and returning damaged stock. 
?  When required procure goods and services using procurement systems 
ensuring value for money and compliance with procurement/finance rules. 
?  Undertake all cleaning activities to the required standard in the areas 
designated, using the appropriate method and cleaning equipment such as 
floor polishers, vacuums etc.   
?  Ensure that activities are carried out in such a way that waste is reduced.  
?  Comply with all Health and Safety, manual handling and Control of 
Substances Hazardous to Health (COSHH) regulations, reporting hazards as 
and when appropriate. 
?  Carry out regular stock-take identifying any discrepancies, all discrepancies 
found will be recorded on the discrepancy record sheet and forwarded to 
the Finance Manager. 
?  Conduct a daily tool check for the tools in the area of work in accordance 
with Local Security Strategy (LSS) and National Security Framework (NSF). 
?  Carry out any relevant administrative duties as and when required. 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall 
be discussed in the first instance with the job holder. 
 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence through the medium 
of English or (where specified in Wales) Welsh. 
 
 
 
OR-JES-251-JD-B2 : SSF : Shop v6.0 

---

Behaviours 
?  Working Together 
?  Managing a Quality Service 
?  Communicating and Influencing  
?  Developing Self and Others 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
 
Essential Experience 
 
Technical 
?  Some roles require specific qualifications 
Requirements 
?  Requires basic knowledge of relevant role 
Ability  
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hour week 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
HMPPS Staff on closed pay structures only 
 
Additional Conditioned Hours Pensionable (ACHP) 
Staff moving from a closed 39 hour pay structure will be eligible for the two protected 
pensionable  additional  committed  hours  (ACHP).    They  will  work  a  39  hour  week 
consisting of the standard 37 hour week and a further 2 additional hours (ACHP) paid 
at plain time pensionable rate. 
 
 
 
 
 
 
 
 
OR-JES-251-JD-B2 : SSF : Shop v6.0 

---

 
Success Profile 
 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Working Together 
 
 
 
Some roles require specific qualifications 
 
Managing a Quality Service 
 
Requires basic knowledge of relevant 
 
 
role 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Developing Self and Others 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OR-JES-251-JD-B2 : SSF : Shop v6.0 

---