Cyfeirnod y Ddogfen

PS-JES-0030 Gweinyddwr Achosion f5.0

Math o Ddogfen

Rheoli

Fersiwn

6.0

Dosbarthiad

Swyddogol - Sensitif

Dyddiad Cyhoeddi

8.2.23

Statws

Gwaelodlin

Cynhyrchwyd gan

Y Tîm Cymorth a Sicrwydd Gwerthuso Swyddi

Awdurdodwyd gan

Y Tîm Gwobrwyo

Tystiolaeth ar gyfer y DS

Teitl y Swydd

Gweinyddwr Achosion

Cyfarwyddiaeth

Gwasanaeth Prawf

Band

2

Trosolwg o'r swydd

Swydd weinyddol yw hon, o fewn y Gwasanaeth Prawf.

Crynodeb

Bydd deiliad y swydd yn darparu cefnogaeth weinyddol o fewn y Gwasanaeth Prawf, gan sicrhau bod staff a phobl ar brawf yn cael eu cefnogi drwy brosesau effeithlon ac yn cynnal systemau gweinyddol o fewn amserlenni penodol er mwyn hyrwyddo’r gwaith o gyflawni amcanion y tîm a’r Is-adran.

Yn unol â pholisïau a gweithdrefnau’r Gwasanaeth Prawf, rhaid i ddeiliad y swydd bob amser ddangos ymrwymiad i gydraddoldeb a chynhwysiant, a dealltwriaeth o berthnasedd y rhain i’w waith.

Gall y swydd hon gynnwys rhywfaint o waith y tu allan i oriau.

Rhaid i ddeiliad y swydd lynu wrth yr holl bolisïau mewn perthynas â natur sensitif/cyfrinachol yr wybodaeth y bydd yn delio â hi tra bydd yn gweithio yn y swydd hon.

Cyfrifoldebau, Gweithgareddau a Dyletswyddau

Disgwylir i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r dyletswyddau canlynol:

• Bod yn gyfrifol am greu a chynnal gwybodaeth gywir am bobl ar brawf ac am ddioddefwyr ar gronfeydd data cymeradwy perthnasol.

• Sicrhau bod atgyfeiriadau at - yn ogystal â’r berthynas rhwng - rheoli troseddwyr, dioddefwyr, ymyriadau, darparwyr gwasanaeth ac asiantaethau a phartneriaethau allanol yn cael eu gweinyddu’n effeithiol er mwyn gwella canlyniadau cadarnhaol, rheoli risg a lleihau aildroseddu.

• Paratoi, cynnal a choladu achosion a chofnodion eraill, ffeiliau, a gwybodaeth rheoli yn unol â’r safonau gofynnol.

• Derbyn a dosbarthu gwybodaeth a gohebiaeth mewn ffordd briodol, ee ffôn, papur, e-bost.

• Bod ar gael i ofalu am wasanaeth ymholiadau ffôn a derbynfa effeithiol ac effeithlon.

• Gweithredu fel un pwynt cyswllt o fewn yr uned ar gyfer maes gwaith arbenigol yn ôl yr angen.

• Delio’n deg, yn effeithiol ac yn gadarn gydag amrywiaeth o bobl ar brawf. Gallai rhai ohonynt fod mewn argyfwng, trallod neu fe allent ymddwyn yn amhriodol neu’n ymosodol, a cheisio cael cefnogaeth briodol yn unol â’r amgylchiadau a gweithdrefnau’r swyddfa.

• Gwneud trefniadau ymarferol megis apwyntiadau, cyfarwyddiadau ac ati, ar gyfer gweithredu’r Cynllun Dedfrydu.

• Gweinyddu gorfodaeth yn ôl yr angen.

• Pan fo angen, rhoi arian mân/talebau/gwarantau ar gyfer costau teithio ac ati, gan gadw cofnodion priodol yn unol â gweithdrefnau ariannol y swyddfa leol.

• Trefnu bod offer, deunyddiau a chyfleusterau priodol ar gael ar gyfer gweithgareddau sy’n ymwneud â rheoli achosion.

• Rhoi gwybod i’r Rheolwr am offer a/neu ddeunyddiau diffygiol a threfnu i’w trwsio/newid fel y cytunwyd.

• Cynnal systemau priodol er mwyn sicrhau bod adnoddau cyffredinol yr uned yn cael eu defnyddio’n effeithiol, a gwneud argymhellion ar gyfer gwella yn ôl yr angen.

• Ymgymryd â thasgau gweinyddol Visor penodol yn unol â’r gweithdrefnau.

• Mynychu cyfarfodydd fel y bo’n briodol. Darparu cefnogaeth i gyfarfodydd yn ôl yr angen gan gynnwys trefnu agenda, cadw nodiadau/cofnodion a phwyntiau gweithredu a'u dosbarthu.

• Sicrhau bod yr holl weithgareddau’n cael eu cynnal yn unol â pholisïau a gweithdrefnau Iechyd a Diogelwch, a chynnal profion offer yn ôl yr angen.

• Bod ar gael i ofalu am yr uned ac unedau eraill yn yr Uned Cyflawni Lleol a’r Is-adran fel y bo’n briodol.

• Cyflawni dyletswyddau diogelu plant yn unol â pholisïau asiantaeth a chyfrifoldebau statudol y Gwasanaeth Prawf.

• Dangos sgiliau modelu rhag-gymdeithasol drwy atgyfnerthu ymddygiad ac agweddau rhag-gymdeithasol a herio ymddygiad ac agweddau gwrth-gymdeithasol yn gyson.

• Gweithio o fewn nodau a gwerthoedd y Gwasanaeth Prawf a HMPPS.

Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn o bryd, ac ni fwriedir i’r rhestr hon fod yn gwbl gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Mae'n bosibl y bydd addasiadau sylweddol yn golygu y bydd angen ailedrych ar y swydd o dan y Cynllun Gwerthuso Swyddi, a bydd hyn yn cael ei drafod â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.

Gallu cyflawni holl agweddau llafar y swydd yn hyderus drwy gyfrwng y Saesneg neu (pan nodir hynny yng Nghymru) yn Gymraeg.

Ymddygiadau

• Cyflawni'n Gyflym

• Cydweithio

• Rheoli Gwasanaeth o Safon

• Cyfathrebu a Dylanwadu

Cryfderau

Sylwch: rydym yn argymell eich bod yn dewis 4 i 8 cryfder yn lleol - dewiswch o’r rhestr o ddiffiniadau cryfderau’r Gwasanaeth Sifil ar y fewnrwyd

Gallu

• Gallu defnyddio cronfeydd data

• Sgiliau bysellfwrdd a TG da gan gynnwys y gallu i ddefnyddio MS Office Word, a sgiliau sylfaenol yn Excel

• Meddu ar sgiliau rhifol sylfaenol

Profiad

• Defnyddio meddalwedd prosesu geiriau a thaenlenni

• Sgiliau cyfathrebu (ar lafar ac ar bapur) a gallu cyfathrebu'n effeithiol ag ystod eang o unigolion

• Y profiad a’r gallu i weithio'n annibynnol

Technegol

Cymhwysedd Sylfaenol

Peidiwch â newid y blwch hwn

• Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar gyfer pob ymgeisydd cyn cychwyn yn y swydd.

• Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gyflawni cyfnod prawf o 6 mis.  Bydd rhaid i ymgeiswyr mewnol gyflawni cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi cyflawni cyfnod prawf yn HMPPS.

• Mae’n rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu fudiad y mae HMPPS yn ystyried eu bod yn hiliol.

Lwfansau Oriau Gwaith (Oriau Anghymdeithasol)

Ymddygiadau

Cryfderau

D.S. Canllaw yn unig yw’r isod

Gallu

Profiad

Technegol

Cyflawni'n Gyflym

Hyblyg

Gallu defnyddio cronfeydd data

Sgiliau cyfathrebu (ar lafar ac ar bapur) a gallu cyfathrebu'n effeithiol ag ystod eang o unigolion

Cyfathrebu a Dylanwadu

Emosiynol Ddeallus

Sgiliau bysellfwrdd a TG da gan gynnwys y gallu i ddefnyddio MS Office Word, a sgiliau sylfaenol yn Excel

Y profiad a’r gallu i weithio'n annibynnol

Cydweithio

Cadarn

Meddu ar sgiliau rhifol sylfaenol

Defnyddio meddalwedd prosesu geiriau a thaenlenni

Managing a Quality Service

Relationship Builder

Choose an item.

Choose an item.

Choose an item.

Choose an item.

Choose an item.

Choose an item.