PS Job Description (JD)  
PS Band 4   
Directorate:  Probation Service  
Job Description: Victim Liaison Officer  
 
 
 
Document Ref. 
PS-JES-0046 Pay Band 4 Victim Liaison Officer 
Document Type 
Management 
Version 
4.0 
Classification 
Official 
Date of Issue 
24 January 2024 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
 
 
 
 
PS-JES-0046 Pay Band 4 Victim Liaison Officer v4.0 

---

Job Description  
Job Title 
Victim Liaison Officer 
Directorate 
Probation Service 
Band 
PS Band 4 
 
Overview of the 
The job holder will work with victims of crime and victims’ families 
job  
who are participating in, or are being considered for inclusion in, 
the statutory Probation Service (PS) Victim Contact Scheme 
(VCS) or Victim Notification Scheme (VNS). The job holder will 
work in accordance with the PS VCS and VNS Guidance, 
relevant policies, and legislation to contribute to the assessment 
and management of risk posed by offenders in order to protect 
the public. They will liaise with victims and their families to 
provide them with information about significant developments 
during the offender’s sentence or order and enable victims and 
their families to participate by making representations to inform 
decision-making around risk management. The job holder will 
also liaise with relevant professionals across organisations and 
contribute to inter-agency meetings to ensure that the views of 
victims and their families have been considered. 
Summary  
The post holder will have direct contact with individuals and their 
families who have been victims of serious crimes, including those 
involving violent, sexual, or stalking and harassment offences. 
 
The key roles of the Victim Liaison Officer (VLO) are to: 
 
-  Provide information to victims and their families during the key 
stages of the offender’s sentence/hospital order and 
contribute towards the assessment and management of the 
risk of harm to victims and their families. 
-  Liaise with, provide, and analyse information for, and give 
advice to criminal justice agencies and other partner agencies 
to ensure that the perspectives of victims and their families 
have been considered. 
-  Work in partnership with other agencies with the aim of 
preventing reoffending and meet the needs of victims, whilst 
considering the rights and needs of offenders. 
 
The post holder requires knowledge and understanding of the 
criminal justice system, including the functions of the courts, 
prisons, probation, and the Parole Board, as well as Youth 
Justice Services and the arrangements for Mentally Disordered 
Offenders. The post holder will be required to travel on a regular 
basis to maintain contact with victims, their families, and other 
professionals who may be based across rural and urban areas. 
  
The post holder must work within the aims and values of the PS 
and HM Prison and Probation Service. This includes 
demonstrating a commitment to equality and inclusion in line with 
PS policies and procedures.  
 
 
PS-JES-0046 Pay Band 4 Victim Liaison Officer v4.0 

---

The post holder must adhere to all policies in respect of the 
sensitive/confidential nature of the information handled whilst 
working in this position.  
 
Some out of hours working may be required during the week and 
weekends.  
 
Responsibilities,  The job holder will be required to carry out the following 
Activities & 
responsibilities, activities and duties set out below: 
Duties  
 
 
•  Liaise with the victims and their families to ensure they are 
informed about key stages and developments regarding an 
offender’s sentence or hospital order as set out in the VCS 
and VNS. 
•  Use computer-based administrative systems to obtain 
relevant information and to produce, update and maintain 
records relating to victims, and other documentation, within 
agreed timescales. 
•  Assess the risks and needs of victims and their families 
and complete any required actions within appropriate 
timescales including home and/or alternate location visits 
as required in accordance with the PS VCS and VNS 
Guidance. 
•  Identify changes in risk or need and refer to senior 
managers and professionals in other agencies as 
appropriate. 
•  Carry out safeguarding children and safeguarding adult 
duties in accordance with the PS statutory responsibilities 
and agency policies.  
•  Ensure effective referrals to, and communication with, 
other probation colleagues and professionals in other 
agencies.  
•  Participate in a range of interprofessional meetings to 
represent victims and their families (and/or the PS) to 
support risk management and safeguarding of victims. 
•  Carry out duties in accordance with policies and legislation 
governing parole proceedings, and to support victims and 
their families to write a personal statement and/or present 
their statement to the parole board in person or remotely.    
•  Provide training and mentoring support to new VLOs and 
other probation practitioners and educate professionals 
from other agencies about the VCS and VNS and their 
responsibilities. 
•  Engage in ongoing learning and development to maintain 
up-to-date knowledge and understanding of current 
policies, legislation, and best practice, including completion 
of all mandatory training. 
•  Provide cover within the victim liaison unit as appropriate.   
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is 
at present and are not intended to be exhaustive. The job holder 
is expected to accept reasonable alterations and additional tasks 
of a similar level that may be necessary. Significant adjustments 
may require re-examination under the Job Evaluation Scheme 
and shall be discussed in the first instance with the job holder.  
PS-JES-0046 Pay Band 4 Victim Liaison Officer v4.0 

---

 
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence 
through the medium of English or (where specified in Wales) 
Welsh. 
 
Civil Service Success Profile Criteria 
 
Behaviours 
•  Making Effective Decisions  
•  Changing and Improving  
•  Delivering at Pace  
•  Communicating and Influencing  
•  Developing Self and Others  
•  Working Together 
Strengths 
(Note: we recommend you choose 4 to 8 strengths locally - 
select from the list of Civil Service strength definitions on the 
intranet.  
Ability 
 
Experience 
•  Experience of working with people from diverse backgrounds 
who have experienced a range of social/personal difficulties, 
communicating effectively and sensitively, and working in a 
trauma-informed way. 
•  Experience of working with diverse communities including 
promoting equality and valuing diversity. 
•  Knowledge and understanding of the assessment and 
management of risk in relation to offenders and victim 
safeguarding. 
•  Knowledge and understanding of the Criminal Justice system 
and related agencies. 
Technical 
•  Minimum 5 GCSEs at Grade C or above, including English 
and Maths. 
 
Minimum 
Please do not alter this box 
Eligibility  
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to 
taking up post. 
•  All external candidates are subject to 6 months’ 
probation.  Internal candidates are subject to probation if they 
have not already served a probationary period within HMPPS. 
•  All staff are required to declare whether they are a member of a 
group or organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
37 hours per week. 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
 
PS-JES-0046 Pay Band 4 Victim Liaison Officer v4.0 

---