HQ Job Description (JD)   
Band 3   
Directorate: South Western, South 
Central and Public Protection Job 
Description - Casework Administrator 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Document Ref.  
HQ-JES-1453 Casework Administrator v3.0  
Document Type 
Management   
Version  
4.0   
Classification  
Official   
Date of Issue  
15 October 2025 
Status   
 
Baselined   
 
Produced by  
Job Evaluation Assurance and Support Team  
 
 
Authorised by  
Reward Team   
JD Evidence   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---

 
HQ-JES-1453 Casework Administrator v3.0  
 

---

 
 
Job Description  
 
 
Job Title  
Casework Administrator  
 
 
Directorate  
Wales and Public Protection  
 
 
Band  
3  
 
 
Overview of the job  
The Mental Health Casework Section (MHCS) is placed within the Public Protection  
 
Group of the South Western and South Central and Public Protection Directorate. The 
 
posts are based in HQ and located in Ruskin Square Croydon.   
 
 
The main function of MHCS is to discharge the Justice Secretary’s functions under   
 
the Mental Health Act 1983.  This involves the transfer of prisoners to and from  
hospital, and the management of other restricted patients diverted for treatment at  
 
the point of sentence that are either detained in hospital or conditionally discharged 
 
to live in the community under supervision.  MHCS takes decisions on recall,  
 
community leave, and transfer and provides advice to clinicians on the management 
 
of restricted patients.    
 
 
There are a number of casework administrator posts in MHCS.  Each job holder will  
 
report to a Casework Manager.     
 
Summary  
The job holder’s responsibilities involve supporting caseworkers and other senior  
staff, obtaining papers from the courts, prisons and CPS and producing warrants for 
 
prison transfers to hospital, drafting First-tier tribunal (Mental Health) statements  
 
for detained and conditionally discharged patients, producing and issuing stock  
 
letters, and updating the PPUD database.    
 
 
All of the work requires attention to detail, the ability to meet tight deadlines,  
 
organise and prioritise casework and establish good working relationships with other 
 
agencies involved in the management of restricted patients.   
 
The work concerns dangerous mentally disordered offenders and much of the  
 
material handled is of a disturbing and sensitive nature. Casework administrators  
 
require good organisational skills and are expected to work with a reasonable degree 
 
of autonomy.   
 
Responsibilities,  
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities  
 
Activities and Duties  
and duties:   
 
 
•   Prepare case summary for first time statements and check case summary   
for repeat statements for detained and conditionally discharged patients on 
 
behalf of the Secretary of State, ensuring that they meet statutory and  
 
Section targets, for endorsement by the EO as relevant.  Also to ensure that  
 
previous convictions have been received and uploaded onto the Offender  
 
Management Database (PPUD).     
 
•   Provide administrative support, including issuing stock letters and warrants  
 
and obtaining information, on recalls, prison transfers, remissions to prison, 
 
trial leaves and transfers, discharges, change of conditions and end of  
 
restriction cases.  Chasing court progress and monitoring CD progress by  
liaison with the Tribunal.     
 
•   Ensure that PPUD is used correctly and updated accurately, including noting 
 
database on death of patient and then notifying police and closing case.   
 
 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
 
intended to be exhaustive. The job holder is expected to accept reasonable  
 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant  
 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation Scheme and shall  
be discussed in the first instance with the job holder.   
 
HQ-JES-1453 Casework Administrator v3.0  

---

 
 
Behaviours  
•   Making Effective Decisions  
 
•   Delivering at Pace  
 
•   Managing a Quality Service  
 
•   Working Together  
 
Strengths  
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8.  
 
 
 
 
Experience  
 
 
 
 
 
 
Technical  
Requirements  
 
 
 
Ability  
•  
 
Online test used pre-interview  
 
 
 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box  
 
 
•  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post.   
 
•  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are  
 
subject to probation if they have not already served a probationary period within  
 
HMPPS.   
•  All staff are required to declare whether they are a member of a group or   
 
organisation which HMPPS consider to be racist.   
 
 
Hours of Work  
Leave Blank  
 
(Unsocial Hours) 
Allowances   
To be used by the JES Team only  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-1453 Casework Administrator v3.0  

---

 
 
 
Success Profile  
 
 
 
 
Strengths  
 
 
Behaviours  
It is advised strengths  
Ability  
Experience  
Technical  
 
are chosen locally,   
recommended 4-8   
 
 
 
Making Effective Decisions  
 
 
Online test used pre- 
 
 
 
 
interview   
 
 
Delivering at Pace  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Managing a Quality Service  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Working Together  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-1453 Casework Administrator v3.

---

 

---