HQ Job Description (JD) 
Band 4 
Directorate: Public Sector Prisons 
Job Description - Director’s Secretary  
 
 
 
Document Ref. 
HQ-JES-0678 Directors Secretary v2.0 
Document Type 
Management 
Version 
2.0 
Classification 
Official  
Date of Issue 
03/01/20 
Status 
Baselined 
Produced by 
Job Evaluation Assurance and Support Team 
Authorised by 
Reward Team 
JD Evidence 
 
 
 
 
HQ-JES-0678 Directors Secretary v2.0 

---

Job Description  
Job Title 
Directors Secretary  
Directorate 
Public Sector Prisons 
Band 
4 
 
Overview of the job  
The post-holder is responsible for managing the Director’s Diary, and providing any 
general administrative support as required.  
The post-holder reports to the Director’s Business Manager and then to the Director. 
Summary  
The post-holder is required to provide daily diary management and general 
administrative support to the Director in a high-pressure environment. 
This necessitates the ability to prioritise meetings and manage the diary in the most 
efficient and practical way.  
Significant interaction with internal and external stakeholders is required.  
The post-holder is also required to prepare meeting papers along with other general 
administrative tasks such as: taking minutes; typing; and photocopying. 
The post-holder will deal with sensitive material on a regular basis; a high level of 
discretion and judgement is required. 
Responsibilities, 
The job holder will be required to carry out the following responsibilities, activities 
Activities and Duties  
and duties: 
 
?  Reviews emails and either replies on behalf of the Director or prioritises for 
action either by reference to the sender, the content and/or dates for 
responses. 
?  Works with colleagues to progress or chase actions delegated to and from the 
Director to ensure they are addressed and responded to in a timely manner. 
?  Maintains daily contact with the Director to ensure that he/she is briefed fully 
on any events/issues which may arise in their absence.  
?  Act as a key contact in the office for general enquiries, “signposting" queries to 
other functions/individuals where appropriate. 
?  Organises meetings on behalf of the Director. 
?  Works with counterparts in other offices both within and external to HMPPS to 
co-ordinate diary arrangements often within tight time-constraints and 
conflicting priorities for dates, times and locations.  
?  Makes all travel/accommodation arrangements on behalf of the Director.  
?  Ensures that all diary arrangements are scheduled accurately and that the 
Director is made aware of any changes to the agreed schedule in a timely 
manner. 
?  Compiles details of agendas, attendees and papers required for meetings in a 
timely manner. 
?  Receives visitors on behalf of Director.  
?  May be required to attend meetings to take minutes and subsequently maintain 
an action log. 
?  Ensures that documents prepared and sent out on behalf of the Director reflect 
HMPPS standards of formatting and presentation.  
?  Maintains all paper filing, ensuring compliance with archiving and retention 
policies. 
HQ-JES-0678 Directors Secretary v2.0 

---

 
The duties/responsibilities listed above describe the post as it is at present and is not 
intended to be exhaustive. The Job holder is expected to accept reasonable 
alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant 
adjustments may require re-examination under the Job Evaluation scheme and shall 
be discussed in the first instance with the Job Holder. 
 
Behaviours 
?  Seeing the Big Picture 
?  Making Effective Decisions 
?  Managing a Quality Service 
?  Delivering at Pace 
?  Communicating and Influencing  
?  Working Together 
 
Strengths 
It is advised strengths are chosen locally, recommended 4-8. 
 
Experience 
 
Technical 
 
Requirements 
Ability  
An ability to fulfil all spoken aspects of the role with confidence through the medium 
of English or (where specified in Wales) Welsh - TBC may only be required if 
undertaking Duty Governor duties 
 
Minimum Eligibility  
Please do not alter this box 
 
?  All candidates are subject to security and identity checks prior to taking up post. 
?  All external candidates are subject to 6 months’ probation.  Internal candidates are 
subject to probation if they have not already served a probationary period within 
HMPPS. 
?  All staff are required to declare whether they are a member of a group or 
organisation which HMPPS consider to be racist. 
 
Hours of Work 
Leave Blank 
(Unsocial Hours)  
Allowances 
To be used by the JES Team only 
 
 
 
 
 
 
HQ-JES-0678 Directors Secretary v2.0 

---

 
Success Profile 
 
Strengths 
 
Behaviours 
It is advised strengths 
Ability 
Experience 
Technical 
are chosen locally, 
 
recommended 4-8 
 
Seeing the Big Picture 
 
 
 
 
 
Making Effective Decisions 
 
 
 
 
 
Managing a Quality Service 
 
 
 
 
Delivering at Pace 
 
 
 
 
Communicating and Influencing 
 
 
 
 
Working Together 
 
 
 
 
HQ-JES-0678 Directors Secretary v2.0 

---