Swydd Ddisgrifiad (SDd) - Y Gwasanaeth Prawf
Cenedlaethol (NPS)
Band 3 NPS
Cyfarwyddiaeth: Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
Swydd Ddisgrifiad: Gweinyddwr MAPPA
NPS-JES -0060_MAPPA Administrator_v3.0
Cyfeirnod y Ddogfen
Math o Ddogfen
Rheolaeth
Fersiwn
3.0
Dosbarthiad
Annosbarthedig
Dyddiad Cyhoeddi
08/07/19
Statws
Gwaelodlin
Cynhyrchwyd gan
Pennaeth y Grŵp
Awdurdodwyd gan
Y Tîm Gwobrwyo
Tystiolaeth ar gyfer y SDd
Swydd Ddisgrifiad - NPS
NPS-JES -0060_MAPPA Administrator_v3.0
Teitl y Swydd
Gweinyddwr MAPPA
Cyfarwyddiaeth
Y Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
Band
Band Cyflog NPS 3
Trosolwg o’r swydd
Bydd y Gweinyddwr MAPPA yn darparu cymorth gweinyddol a bydd yn atebol i
Gydlynydd MAPPA a/neu Ddirprwy Gydlynydd MAPPA.
Swydd weinyddol o fewn tîm amlddisgyblaethol yw hon.
Crynodeb
Bydd deiliad y swydd yn darparu cymorth gweinyddol o fewn sefyllfa aml-asiantaeth
yn unol â chanllawiau cenedlaethol MAPPA. Bydd deiliad y swydd hefyd yn sicrhau
bod staff yn cael cymorth drwy brosesau effeithlon a bod systemau gweinyddu'n cael
eu cynnal o fewn amserlenni penodol er mwyn hyrwyddo'r gwaith o gyflawni
amcanion y Bwrdd Rheoli Strategol.
Gweithredu fel pwynt cyswllt ar gyfer MAPPA o fewn yr ardal ar gyfer asiantaethau'r
Awdurdod Cyfrifol a'r Asiantaethau 'Dyletswydd i Gydweithredu' fel y'u dirprwyir gan
Gydlynydd MAPPA
Yn unol â pholisïau a gweithdrefnau y NPS, bydd rhaid i ddeiliad y swydd arddangos
ymrwymiad i gydraddoldeb a chynhwysiant bob amser a deall sut maent yn
berthnasol i’r gwaith maent yn ei wneud.
Rhaid i ddeiliad y swydd gadw at bob polisi o ran natur sensitif/gyfrinachol yr
wybodaeth a gaiff ei thrin wrth weithio yn y swydd hon.
Gall y rôl hon gynnwys peth gwaith y tu allan i oriau.
NPS-JES -0060_MAPPA Administrator_v3.0
Cyfrifoldebau,
Bydd rhaid i ddeiliad y swydd gyflawni’r cyfrifoldebau, y gweithgareddau a’r
Gweithgareddau a
dyletswyddau canlynol:
Dyletswyddau
•
Bod yn gyfrifol am gadw gwybodaeth gywir am droseddwyr a dioddefwyr ar
gronfeydd data cymeradwy perthnasol.
•
Sicrhau bod atgyfeiriadau'n cael eu gweinyddu'n effeithiol i mewn i MAPPA o
bob math o asiantaethau, yn unol â chanllawiau'r MAPPA Cenedlaethol.
•
Paratoi, cynnal a choladu cofnodion achos a chofnodion eraill, ffeiliau a
gwybodaeth reoli, yn unol â'r safonau gofynnol.
•
Darparu gwybodaeth ystadegol ac unrhyw wybodaeth/data arall yn ôl y
gofyn.
•
Derbyn a dosbarthu gwybodaeth a chyfathrebiadau mewn modd priodol, e.e.
ffôn, papur, e-bost.
•
Delio a chyfathrebu'n deg, yn amserol ac yn effeithiol gydag awdurdodau
cyfrifol a'r ddyletswydd i gydweithredu ag asiantaethau.
•
Trefnu bod adnoddau, cyfleusterau ac offer priodol ar gael ar gyfer
gweithgareddau sy'n ymwneud â rhedeg MAPPA yn effeithiol.
•
Gweithredu fel pwynt cyswllt o fewn yr uned gan gynnwys ar gyfer meysydd
gwaith arbenigol yn ôl y gofyn.
•
Cynnal systemau priodol i sicrhau y caiff adnoddau unedau cyffredinol eu
defnyddio'n effeithiol a gwneud argymhellion ar gyfer gwella yn ôl yr angen.
•
Mynychu cyfarfodydd fel sy’n ofynnol. Rhoi cymorth mewn cyfarfodydd yn ôl
yr angen gan gynnwys trefnu’r agenda, cymryd cofnodion cynhwysfawr, a
dosbarthu nodiadau/cofnodion a phwyntiau gweithredu.
•
Sicrhau bod yr egwyddorion sy'n ymwneud â rhannu gwybodaeth a
chyfrinachedd yn cael eu cynnal fel yr amlinellir yng nghanllawiau MAPPA
•
Cydlynu a threfnu cyfarfodydd ar gyfer mynychwyr mewnol ac allanol,
archebu ystafelloedd, trefnu lluniaeth, paratoi deunyddiau, cyfarch
ymwelwyr ac ati
•
Delio â materion sensitif iawn, gweithredu'n ddiplomyddol a chadw'n gaeth
at gyfrinachedd bob amser
•
Bod yn ymwybodol o'r newidiadau diweddaraf mewn partneriaethau allanol
allweddol sy'n ymwneud â threfniadau MAPPA
•
Sicrhau bod yr holl weithgareddau yn cael eu cynnal yn unol â pholisïau a
gweithdrefnau iechyd a diogelwch. Profi offer yn ôl y gofyn.
•
Ymgymryd â dyletswyddau diogelu plant a diogelu oedolion yn unol â
chyfrifoldebau statudol yr NPS a pholisïau asiantaethau.
•
Gweithio o fewn nodau a gwerthoedd NPS a HMPPS
Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd fel y mae ar hyn
o bryd, ac nid yw’n rhestr gyflawn. Disgwylir i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau
rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Os
bydd addasiadau sylweddol mae’n bosib y bydd angen ystyried y swydd unwaith eto
dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.
Ymddygiadau
•
Newid a Gwella
•
Cydweithio
•
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
•
Cyflawni ar Gyflymder
•
Rheoli Gwasanaeth o Safon
•
Cyfathrebu a Dylanwadu
Cryfderau
Cynghorir y caiff cryfderau eu dewis yn lleol, awgrymir 4-8
NPS-JES -0060_MAPPA Administrator_v3.0
Profiad hanfodol
Profiad o weinyddu a gallu i gymryd cofnodion cywir.
Anghenion technegol
Sgiliau bysellfwrdd a TG da gan gynnwys hyfedredd yn MS Office Word ac MS
Office Excel.
Gallu
Gallu defnyddio cronfeydd data, er enghraifft ViSOR, NDelius
Cymwysterau Gofynnol
Bydd archwiliadau adnabod a diogelwch yn cael eu cynnal ar bob ymgeisydd
cyn iddo/iddi gychwyn yn y swydd.
Bydd rhaid i bob ymgeisydd allanol gwblhau cyfnod prawf o 6 mis. Bydd
rhaid i ymgeiswyr mewnol gwblhau cyfnod prawf os nad ydynt eisoes wedi
cwblhau cyfnod prawf i HMPPS.
Bydd rhaid i'r holl staff ddatgan a ydynt yn aelod o grŵp neu sefydliad sy’n
cael ei ystyried yn hiliol gan HMPPS.
Oriau Gwaith
(Oriau
Anghymdeithasol)
a Lwfansau
NPS-JES -0060_MAPPA Administrator_v3.0
Proffil Llwyddiant
Cryfderau
Cynghorir y caiff
Ymddygiadau
Gallu
Profiad
Technegol
cryfderau eu dewis
yn lleol,
awgrymir 4-8
Newid a Gwella Gallu defnyddio
Sgiliau bysellfwrdd a TG da gan gynnwys
Profiad o weinyddu a gallu i gymryd
cronfeydd data, er enghraifft ViSOR,
hyfedredd yn MS Office Word ac MS Office
cofnodion cywir.
NDelius
Excel.
Cydweithio
Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
Cyflawni ar Gyflymder
Rheoli Gwasanaeth o Safon
Cyfathrebu a Dylanwadu
NPS-JES -0060_MAPPA Administrator_v3.0